提醒： 张熙庭会计之音（zhanlueyusuan）：我们前几天分享了《变态级思维！大手笔！一般人想不到！我想知道：会计人看了后，你们都作何感想？》。这个文章，欢迎在群里讨论一下，争取把那没有公开的“10万字”给推理出来，这可是真正的大工程。
张熙庭会计之音（zhanlueyusuan）：下面的这两个问题，几乎每天都有群友在问，都是关于会计人做表的：一个是表格，老是有“错误值”，另一个是打印表格，太有技术含量，很难满足心愿。今天我们，一次解决。
一
先说Excel中的数据类型
数据还分类型吗？对啊，就像有些人是内分泌失调型，有些人是老年痴呆型，还有些人是闲的没事找抽型，Excel中的数据也分为不同的类型。将数据保存为正确的类型，后续的统计汇总会方便很多。 接下来咱们就看看不同数据类型有些啥特点。 1、数值 这种类型的基本都是需要计算的数字，比如销售额、考试成绩等等。 2、文本 姓名、性别、商品名称等等这些都是文本型，另外还有一些不需要进行计算的数字，比如电话号码、银行卡号等等也可以保存为文本型。 3、日期和时间 日期和时间数据，是一个比较特殊的分类，比如在A1单元格中输入“-2-14”，Excel就会自动将其保存为日期格式。 如果将这个单元格的数字格式设置成常规（也就是没有任何格式）或数字，单元格中的内容就会变成一个5位数： 这个数字是啥意思呢？ 按照官方说法，这个数字叫“日期序列值”。在Excel中，可以识别的日期范围为年1月1日到年12月31日，每个日期的序列值就是这个日期距离年1月1日的天数，一天的日期序列值为1。 你看，日期即可以显示成特有的样子，也可以显示成一个数值，因此也可以像数字一样进行加减。下图中的两个日期，要计算间隔了多少天，只要一个减法就可以了。 如果需要计算“/5/1”20天之后的日期，你知道怎么计算吗？ 接下来再看看时间类型。 在单元格中输入“8:20”或者“8：20”，Excel都会自动存储为时间格式。虽然数字格式显示的是“自定义”，但是编辑栏中已经露馅儿了。 如果把这个单元格的数字格式设置成常规，看看是啥结果： 竟然变成小数了。 这个小数是咋回事呢？这个就是时间的序列值。 前面说过，日期的序列值是整数，一天的序列值为1。时间的序列值就是小数，一小时的序列值是1除以24（24个小时），一分钟的序列值是1除以24再除以60，一秒的序列值就是1除以24再除以60再除以60。 4、逻辑值 日常生活中，老王和小王见面打招呼：“您是小王吧？”。小王回答“是啊，是啊，您是老王吧？”。 在Excel里，用啥来表示“是”或“不是”呢，就是用逻辑值。逻辑值有两个，TRUE表示“是”，FALSE表示“否”。 5、错误值 错误值通常是在使用公式时，由于种种原因没能返回需要的结果，而是返回了一串不同字符组成的错误值代码。 常见的8种错误值，及解决办法： 1、错误值：＃＃＃＃ 含义：单元格中的数据过长时，单元格长度不够会出现这种情况；另外两个日期相减为负时也会会出现。 解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。 如下图所示，当单元格中的日期太长时。 同样也当单元格中的日期相减成负数时，也会产生这样的结果。因为日期只能为正数，负数对于日期而言就是不符合逻辑的数值。 2、错误值：#DIV/0 含义：除数为0时，或者除时引用了空白的单元格都会引用这种错误。 解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。或者使用Iferror函数进行屏蔽错误。 如下图所示，当除数为0时则会报错。解决办法：公式=IFERROR(A2/B2,"")
公式解释：iferror函数2个参数，第1参数：原公式，第2参数：要显示别的，一般我们显示为空"",或者显示0。
3、错误值：#VALUE! 含义：使用了文本型的数学公式或者公式中使用了不适当的运算符。通俗一点说就是：在Excel中，不同类型的数据，能进行的运算也不完全相同。因此，Excel并不允许将不同类型的数据凑在一起，执行同一种运算。 解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。 如下图所示，当其中有一个是文本值或者逻辑值的时候会出现报错。 4、错误值：#REF！ 含义：公式中的单元格的引用范围缺省或者超出。解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。
如下图所示。使用SUM函数对A2:A5单元格区域中的数据求和，当A列被删除后，公式引用的单元格区域就不存在了，公式就会返回#REF！错误值。且公式中原来引用的单元格区域也会变成#REF！错误值，如下图所示；或者公式中引用了一个根本不存在的单元格。通俗点说就是：你设置了公式，需要引自某数据，然后你又删除了某列的数据，就会出现这类的公式错误。
5、错误值：#N/A 含义：在查询中找不到结果或者在公式引用中原来的单元格中就有这类错误也会引用同样的错误。通俗点说就是：这种情况常出现于VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP、MATCH等查找函数中，当函数无法查找到与查找值匹配的数据时，则会返回#N/A错误值。解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。
如下图所示，在当VLOOKUP函数查询不到的时候就会报错。
6、错误值：#NAME? 含义：如在公式使用了无法识别的文本，名称与公式名称输入错误都会引起。 解决办法：看下面的举例。 7、错误值：#NUM! 含义：如果公式或函数中使用了无效数值，或者公式返回结果太大，超出了Excel可处理的数值范围（科学记数法形式“9E+”，相当于9*10），都将返回#NUM!错误值。比如，下图所示的DATE函数的第1个参数不能设置为负数；下图所示为公式中的“8*10^”超出了Excel能处理的数值范围。 8、错误值：#NULL! 含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A2:A6B2:B6)”，就会产生这种情况。 解决办法：取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A2:A6,B2:B6)” 如下图所示，在求和时，出现下面的错误。二
Excel中的打印设置技巧
表格做好后，接下来就是打印。现在，我们进入重点步骤：1、设置纸张和页边距
纸张方向分为纵向和横向，如果数据表的列数比较多，那就选择横向，否则就使用默认的纵向。
页边距，是指打印内容距离纸张最外侧的距离，打印多页表格时，页边距可以设置的稍窄一些。
2、只打印部分区域
工作表中有很多数据，只想打印部分内容怎么办呢？
选中要单元格区域，在选项卡下设置即可。
3、多页打印相同的标题
如果有多页需要打印的数据，可以让每一页都有相同的标题行，表格美观而且便于阅读。
4、快速调整打印比例
结合页面内容和纸张大小，可以缩小或是扩大打印比例。也可以将宽度或高度缩小到指定页数。
5、拖动鼠标设置页面大小
切换到“分页预览”视图，鼠标拖动蓝色的分页线，可以快速调整页面大小：
6、插入页码
多页打印时，加上页码是个不错的主意：
7、添加页眉页脚
在对话框中供用户设置的项目还有很多。比如设置了水平居中，打印的内容就不会在纸上跑偏了。
在的选项卡下，还可以设置网格线、单色打印、草稿质量、行列标题以及批注和错误值的显示方式，这些选项实际工作中用到的不多，感兴趣的小伙伴可以动手设置一下，然后点击按钮，看看是啥效果。
8、在打印预览界面调整页边距
在文件打印之前，要先预览一下打印效果，在这个界面中，也可以适当调整列宽和页边距：
先单击右下角的按钮，然后将光标移动到调节柄的位置，按下左键不放进行拖动即可。
9、所有列缩放到一页
打印预览时，如果有一列单独在另外一页显示，这时候只要设置一下缩放，将所有列缩放至一页就OK了。
10、打印整个工作簿
如果希望打印整个工作簿中的全部工作表，可以在打印预览时选择“打印整个工作簿”。
（本文完，欢迎分享）
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